Budsjettet skal vise forventede kostnader og en plan for finansiering. Forventede kostnader og finansieringsplanen må være i balanse. Kostnadene i søknaden må være relevante for det som skal skapes eller leveres i prosjektet.
Viktige punkter å tenke på når man skal lage et budsjett
Undersøk hva ting koster. Det gjør det enklere å få et budsjett som stemmer med de reelle kostandene til prosjektet.
Skriv med tekst, og vise med regnestykker hvordan kostnadene er beregnet.
Bruk kostnadstypene fra søknadsskjemaet som hovedposter og spesifiser kostnadene videre ned under disse i et mer detaljert budsjett.
Les utlysningsteksten nøye, og sett deg godt inn i hva som støttes og ikke støttes.
Vi dekker ikke etterbetaling av innkjøp eller påløpte kostnader som et prosjekt har hatt før en eventuell tildeling.
Tildelinger fra oss blir ikke utbetalt før man kan dokumentere at prosjektet blir fullfinansiert.
Faste kostnadstyper i søknader til Gjensidigestiftelsen
I vårt søknadsskjema finnes det faste kostnadstyper som dere må bruke. Slå sammen ulike utgifter slik at de kommer inn under disse kostnadstypene.
Søknadsskjemaet har alltid følgende sju kostnadstyper:
– Innkjøp av utstyr, materiell, framkomstmidler
– Kostnader til kurs, opplæring, kompetanseheving
– Leie av lokaler, leie av utstyr
– Markedsføring, reklame
– Kjøp av tjenester
– Lønn, sosiale utgifter tilknyttet prosjektet
– Transport, reiseutgifter, bevertning
Hvis prosjektet innebærer bygging, tilrettelegging eller oppussing av anlegg, uteområder eller lokaler får dere i tillegg åtte mulige kostnadstyper:
– Innkjøp av byggematerialer og materiell (f.eks. vinduer, dører, maling)
– Innkjøp av arbeidsredskap, maskiner
– Kostnader til prosjektering, prosjektledelse
– Grunnarbeider (inkludert støp, grus og liknende)
– Arbeid utført av håndverkere (f.eks. elektrisk, sanitær/VVS, teknisk)
– Fast inventar
– Skilt, merking
– Gebyrer, avgifter, avfallshåndtering
Finansieringsplanen skal vise alle forventede inntekter. Søknadsskjemaet har følgende fem inntektskategorier:
– Egne inntekter/egenkapital
– Offentlige tilskudd/midler
– Tilskudd/gaver fra andre stiftelser/givere
– Lån
– Søkebeløp hos Gjensidigestiftelsen
Detaljert budsjett ved 300 000 kroner eller høyere
Hvis budsjettet for prosjektet er 300 000 kr eller høyere, er det obligatorisk å legge ved et detaljert budsjett med spesifiserte kostnader og plan for finansiering. Bruk malen for detaljert budsjett som ligger inne i søknadsskjemaet.
Hvis dere søker om mindre enn 300 000 kr er dette valgfritt, men det styrker søknaden hvis dere kan vise hvordan kostnadene er beregnet og at kostnadsnivået er realistisk.
Priseksempler for planlagte innkjøp
Dersom dere søker om støtte til innkjøp av utstyr, materiell og framkomstmidler for totalt 100 000 kr eller mer, må dere vise at prisnivået er realistisk. Dere må legge ved en liste med dagsaktuelle priseksempler på det som skal kjøpes inn, for eksempel ved henvisning til priser i nettbutikk eller innhentet pristilbud fra leverandør.
Gjensidigestiftelsen vil gjerne støtte opp om gjenbruk og sirkulær økonomi. Hvis det er relevant, kan dere gjerne kjøpe noe som er brukt. For slike innkjøp, kan utskrift fra for eksempel annonse-tjenesten Finn.no eller liknende brukes som dokumentasjon på priser.
Vedlegget må være i PDF-format. Hvis det er flere dokument med pristilbud og priseksempler, må dere samle alle dokumentene i én PDF-fil.
Søknader om lønn
Gjensidigestiftelsen støtter ikke ordinære lønnskostnader og drift av organisasjoner. Vi kan imidlertid støtte lønn til tidsavgrensede oppgaver som er direkte knyttet til gjennomføring av prosjektet dere søker om støtte til.
Det kan søkes om lønnstilskudd til personer som organiserer og koordinerer aktiviteter/arbeid i prosjektet. Stiftelsen kan dekke et nøkternt lønnsnivå, maksimalt 300 kr pr. time. Behovet for lønnsmidler skal begrunnes og lønnssatsene skal opplyses om i søknaden.
Det kan også søkes om honorar til innleide personer (instruktører, ressurspersoner) med særskilt kompetanse på aktiviteter/arbeid i prosjektet. Stiftelsen dekker et nøkternt honorar, maksimalt 900 kr pr. time for selvstendig næringsdrivende. Behovet for honorar skal begrunnes og satsene skal opplyses om i søknaden.
I utlysningen «Noe å glede seg til i sommer» er det mulig å søke om midler til å dekke lønnsutgifter til ungdom som planlegger og gjennomfører sommeraktiviteter for barn og andre ungdom. Det er en forutsetning at søker oppfyller alle krav i arbeidsmiljøloven, spesielt om skriftlige arbeidsavtaler (§14-5 og §14-6). Stiftelsen dekker et nøkternt lønnsnivå innenfor maksimalt 200 kr pr. time, avhengig av alder. Se mer om ungdom i arbeid på Arbeidstilsynets nettsider. Øvrige kostnader som følger med det lovpålagte ansvaret som arbeidsgiver har (for eksempel arbeidsgiveravgift og yrkesskadeforsikring), kan dekkes dersom det er lagt inn i budsjettet.
Kan dugnadstimer settes opp som inntekt i budsjettet?
Dessverre, dugnadsinnsats kan ikke regnes om til en pengeverdi og settes opp som en inntektspost i budsjettet.
Lønner det seg å «legge på litt» i budsjettet i tilfelle man tildeles en lavere sum?
Nei, lag budsjettet så realistisk som mulig. Det svekker søknaden hvis budsjettet er for høyt.